Fördelar med deltagarlista

Deltagarlista används för att effektivt tagga deltagarnas tester till rätt Topp-/Underorganisation. Med ett genomtänkt organisationsträd tar ni enkelt fram de grupprapporter som er kund önskar. Deltagarlista används också om du vill:

  • bestämma vilka som får besvara enkäten.
  • följa svarsfrekvensen för hela organisationsträdet.
  • beställa e-postutskick från HPI med automatiska påminnelser till de som ännu inte besvarat enkäten (tilläggstjänst).



Mall för deltagarlista
Börja med att ladda ned vår mall för deltagarlista som du hittar längst ned på denna sida.



Fyll i deltagarlistan

Deltagarlistan måste vara i excel och EXAKT följa vår mall med rätt information i rätt kolumn. Kolumn A, B, C och är obligatoriska. Vid e-postutskick från HPI är även kolumn D obligatorisk. Kolumn F-J är valbara. 


  • Kolumn A – Förnamn

  • Kolumn B – Efternamn

  • Kolumn C – Personnummer (ÅÅÅÅMMDDXXXX) eller Födelsedatum (ÅÅÅÅMMDD)
    Vi rekommenderar att ni alltid då det är möjligt använder personnummer.

  • Kolumn D – E-postadresser
    - E-postadresser är endast obligatoriskt om du vill använda HPI:s e-postutskick.
    - Om du inte har e-postadress till en/flera/alla deltagarna lämnar du denna kolumn tom.
    - E-postadresserna får INTE innehålla å, ä eller ö.

  • Kolumn E - Topporganisation
    Topporganisationen i deltagarlistan måste vara IDENTISK Topporganisationen du valt i Plustoo.com

  • Kolumn F-J Underorganisationer
    - Underorganisationer är inte obligatoriskt.
    - Underorganisationerna behöver inte finnas i Plustoo sen innan, utan du kan lägga till nya Underorganisationer direkt i deltagarlistan. När länken aktiveras skapas de nya Underorganisationerna i Plutsoo.
    - Du kan ange maximalt 5 undernivåer i deltagarlistan.
    - Deltagarna behöver inte ha lika många undernivåer, men det måste finnas en organisation "över" varje undernivå. 
    Det går till exempel inte att ange en undernivå 3 om det saknas undernivå 2 på aktuell deltagare. 
    - Säkerställ att samtliga organisationsnivåer i deltagarlistan och i befintligt organisationsträd stavas på SAMMA sätt. Vid ANNAN stavning i deltagarlistan kommer nya Underorganisationer skapas i Plustoo. Var uppmärksam även på versaler och gemener!
    -Om du vill redigera befintligt organisationsträd, spara enkätlänken, gå till Organsisationer via menyn, redigera, och kom sedan tillbaka hit för att fortsätta med enkätlänken.


 

Organisationsträd

Ett bra organisationsträd underlättar statistikbearbetningen, så vi rekommenderar er att använda deltagarlista och lägga tid på att skapa ett bra organisationsträd innan deltagarna besvarar enkätlänken. Tänk noga igenom och diskutera med den aktuella kunden vilka grupper som ska gå att ta ut statistik på efter genomförd enkät. Det är alltid bättre att göra för många grupper än för få. 


Det är viktigt att tänka på att:

  • Kontrollera era befintliga organisationer innan du skapar en ny organisation. Ibland kan organisationen redan finnas i ert organisationsträd men vara stavad på ett annat sätt till exempel VOLVO AB, Volvo, AB VOLVO osv. Tänk på att stavningen i deltagarlistan måste vara EXAKT LIKA som befintlig stavning i Plustoo för att matchning ska ske. Skulle du i deltagarlistan ange volvo, skulle en ny organisation skapas trots att ni sedan innan har både VOLVO AB, Volvo och AB VOLVO
  • Kontrollera även om underorganisationerna finns sen innan, och hur de stavats. Tänk på att även extra mellanslag räknas som en annan stavning och kommer skapa nya organisationer.
  • Plustoo gör även skillnad på gemener och versaler.
  • Kontrollera även så ni stavat på alla underorganisationer som tillhör samma nivå, till exempel skulle Avdelning 21, Avd. 21 och Avd 21 skapa tre nya underorganisationer i Plustoo (fast det egentligen är samma avdelning/grupp som avses).
  • En underorganisation på deltagarlistan som inte tidigare finns i Plustoo sen tidigare, kommer att synas i Plustoo när enkätlänken Aktiveras. 



Varningar i deltagarlistan

Röd varning = måste åtgärdas:

  1. Felaktigt format på personnummer
  2. Felaktigt personnummer
  3. Felaktigt format på födelsedatum
  4. Dubblett av personnummer
  5. Dubblett av mejladress
  6. Felaktig mejladress
  7. Felaktig Topporganisation


Gul varning = visas för icke obligatoriska uppgifter som endast födelsedatum eller saknad e-postadress.

  1. Endast födelsedatum
  2. Mejladress saknas


Korrigera fel i deltagarlistan

  • Om det är många röda varningar som måste korrigeras är det lättast att klicka på "Töm deltagarlista" och åtgärda felen i Exceldokumentet och sedan lägga till deltagarlistan på nytt.
  • Om det endast är enstaka varningar att åtgärda kan du välja att ändra direkt i deltagarlistan i Plustoo.com genom att dubbelklicka i den aktuella cellen och genomföra ändringen och sedan byta fält eller klicka Enter.


När alla fel är åtgärdade, klicka på "Spara och stäng" för att spara deltagarna.





Deltagarlista mall