Skapa och aktivera enkätlänkar själva


Snart kan ni själva aktivera och administrera era enkätlänkar från ax till limpa! Ni behöver inte längre vänta på att vi ska aktivera enkätlänken. Ni bestämmer själv länknamnet (URL:en), och får automatiskt en QR-kod som ni kan ge till deltagarna.
I vänstermenyn ser du de olika stegen. Följ bara flödet från start till mål för att skapa och aktivera en enkätlänk. Till varje steg finns korta förklaringar, och på flera ställen visas rekommendationer och tips. Skulle något saknas när ni aktiverar enkätlänken så visas detta tydligt.
Ni kan enkelt själva redigera en enkätlänk, t ex förlänga svarstiden eller lägga till deltagare i deltagarlistan. 
Öppna enkätlänken, välj sedan "Lås upp" och ändra före ni sparar igen.


Logga in på plustoo.com

Logga in med BankID på plustoo.com. Vi rekommenderar webbläsaren Google Chrome. Välj din Kund och Databas. Om du även arbetar som samarbetspartner till en annan företagshälsa, var uppmärksam på att du loggar in i din egen kunds databas.




Välj enkätlänkar i menyn

Välj Enkätlänkar i menyn för att se och skapa nya enkätlänkar. 


I tabellen visas era enkätlänkar:

  • Aktiva enkätlänkar visas med grön bakgrundsfärg. 
  • Ännu ej aktiverade enkätlänkar (där ni påbörjat skapandet men inte slutfört) visas med gul bakgrundsfärg.
  • Avslutade enkätlänkar får ni fram genom att lägga till det i filtret. Dessa visas med röd bakgrundsfärg. Avslutade enkätlänkar finns kvar i 6 månader innan de raderas. En avslutad länk kan genom ett nytt Sista svarsdag bli en aktiv länk som deltagarna kan besvara.

Öppna och hämta enkätlänk (URL) samt QR-kod genom att klicka på önskad rad. Du kan även redigera samtliga enkätlänkar efter du öppnat dom.


Nya enkätlänkar skapar du genom att klicka på knappen "Skapa enkätlänk".


Skapa enkätlänk

Klicka på knappen "Skapa enkätlänk".



Välj Tjänst och eventuell Enkätmall

Börja med att välja Tjänst. Om ni skapat en enkätmall för den tjänst ni valt visas valet "Använd enkätmall". Ni kan skapa Enkätmallar för samtliga tjänster, se mer i guiden Enkätmallar för Enkätlänkar

  • Välj enkätmall från rullistan för att använda en enkätmall (mallen bestämmer texterna, samt även frågekategorier för de tjänster då det är valbart - t ex Hälsoundersökning i arbetslivet).
    • Om enkätmall används visas det högst upp på respektive sida.
  • Alternativt kryssa i "Skapa enkätlänk utan att använda enkätmall" för att fritt välja eventuella frågekategorier samt texter.




Välj frågekategorier / Typ av Medicinsk kontroll

I de tjänster ni kan välja frågekategorier (t ex Hälsoundersökning i arbetslivet), eller välja typ av Medicinsk kontroll, görs det på en egen sida. Har ni använt en Enkätmall är alla val redan gjorda. Läs mer om frågekategorierna i Hälsoundersökning i arbetslivet - Välj innehåll.





Tagga test


Topporganisation

Börja med att välja vilken Topporganisation som samtliga deltagare som ska besvara enkäten tillhör. Förhandsgranska sedan organisationsträdet för att säkerställa att det är korrekt.

  • Nya underorganisationer läggs med fördel till genom att använda deltagarlista.
  • För att redigera i organisationsträdet: Spara och stäng enkätlänken. Gå till Organisationer via menyn. Gör önskade justeringar, och återuppta sedan arbetet med enkätlänken.


Det är även möjligt att inte tagga en enkätlänk till en specifik Topporganisation, utan istället låta varje användare tagga respektive deltagares test till en Topporganisation manuellt i efterhand i samband med deltagarens besök. För att välja detta, kryssa i "Ingen Topporganisation taggas på enkäten. Topporganisation ska istället läggas till manuellt i efterhand på respektive test". Vid detta val väljs automatiskt _EJ VALD ORGANISATION, och det går inte att tagga enkätlänken med varken deltagarlista, underorganisation, arbetsgivarkonto eller projekt. Funktionen är användbar om ni t ex vill skapa en "väntrumsenkät" som deltagare som missat att fylla i sin egen enkätlänk kan fylla i innan de går in för sitt besök.  



Grupprapport

Bestäm på vilka organisationsnivåer grupprapporten ska redovisas INNAN ni skickar ut enkätlänken. För att presentera grupprapporter på underorganisationer eller jämföra olika underorganisationer krävs att deltagarnas tester taggas på rätt underorganisation. Beroende på ditt svar visas en recommendation i gult.


 

Deltagarlista

Att använda deltagarlista är effektivt för att tagga deltagarnas tester till rätt Topp-/Underorganisation. Med ett genomtänkt organisationsträd tar ni enkelt fram de grupprapporter som er kund önskar. Deltagarlista används också om du vill bestämma vilka som får besvara enkäten, följa svarsfrekvensen för hela organisationsträdet samt beställa e-postutskick från HPI med automatiska påminnelser till de som ännu inte besvarat enkäten (tilläggstjänst).


  • MED deltagarlista
    • Deltagarlistan läggs till på nästa sida, se mer i nästa huvudrubrik Deltagarlista längre ned i denna guide.

  • UTAN deltagarlista
    • Om vald Topporganisation har Underorganisationer kan deltagarna själva få välja sin Underorganisation när enkäten besvaras. Klicka på länken "Lägg till att deltagaren själv väljer underorganisation", och kryssa i att "Deltagarna väljer själv Underorganisation från befintligt organisationsträd när de besvarar enkäten". Tänk dock på att detta har lägre precision, då Underorganisationen blir självrapporterad.  




Underorganisation (ej obligatoriskt)

Om vald Topporganisation har Underorganisationer, och alla deltagare som ska besvara enkäten tillhör samma underorganisation, kan du tagga det i listan. Finns fler nivåer kommer nya listor fortsätta komma fram tills du nått sista nivån. Du behöver inte fortsätta välja underorganisation även om fler nivåer är tillgängliga.




Projekt (ej obligatoriskt)

Projekt är ett kompletterande sätt att tagga samtliga deltagares tester för grupprapporten. T ex en pilot eller en före-/eftermätning vid en riktad insats. Flera enkätlänkar kan taggas till samma projekt. 

  • För att skapa nytt/redigera projekt, spara och stäng enkätlänken. Gå till Projekt via menyn. Skapa nytt/redigera projekt, och återuppta sedan arbetet med enkätlänken.




Arbetsgivarkonto

Välj om deltagarnas tester ska taggas till ett Arbetsgivarkonto eller inte. Arbetsgivarkontot ger automatiskt branschkodning till testerna. På Arbetsgivarkontot kan också behöriga användare bland annat se signerade Tjänstbarhetsintyg/Utlåtanden samt Bevakning & Påminnelser. 

  • Om Arbetsgivarkonto saknas kan du skapa ett nytt via knappen "Lägg till nytt Arbetsgivarkonto".
  • Om testerna inte ska taggas till ett Arbetsgivarkonto, kryssar du i "Inget Arbetsgivarkonto på enkäten. Arbetsgivarkonto ska istället läggas till manuellt i efterhand på respektive test". 

Läs mer om Arbetsgivarkontot i Arbetsgivarkonto - Beskrivning




Deltagarlista

Om du valt att Deltagarlista ska ingå i enkätlänken, läggs den till i detta steg.


Deltagarlista används för att effektivt tagga deltagarnas tester till rätt Topp-/Underorganisation. Med ett genomtänkt organisationsträd tar ni enkelt fram de grupprapporter som er kund önskar. Deltagarlista används också om du vill:

  • bestämma vilka som får besvara enkäten.
  • följa svarsfrekvensen för hela organisationsträdet.
  • beställa e-postutskick från HPI med automatiska påminnelser till de som ännu inte besvarat enkäten (tilläggstjänst).


Ladda ned mall för deltagarlista samt läs mer om hur den ska fyllas i guiden Deltagarlista i enkätlänkar i Plustoo.com 


  1. Fyll i vår mall, se mer i guiden ovan.
  2. Klicka på knappen "Lägg till/ändra deltagarlistan". En modal öppnas.
    1. I din exel: Markera alla rader och kolumner som innehåller deltagarinformatione, UTESLUT ev. rubriker. Tryck Ctrl+C eller högerklicka i markeringen och välj Kopiera.
    2. I Plustoo: Tryck på knappen "Klistra in från urklipp" för att klistra in den kopierade informationen från excel. Kontrollera att allt är korrekt. Klicka sedan på knappen "Spara och stäng".
    3. Om du får varningar
      1. Röda varningar = måste åtgärdas
      2. Gula varningar = åtgärd rekommenderad, men inte nödvändig
  3. Efter du lagt till deltagarlistan visas en sammanfattning av antal deltagare och antal nya underorganisationer.
  4. Klicka på knappen "Jämför organisationsträd" och säkerställ att organisationsträdet kommer bli som ni önskar. 
    1. Ev redigering av nya Underorganisationer från deltagarlistan görs genom att klicka på knappen "Lägg till/ändra deltgarlistan", klicka på "Töm deltagarlistan", redigera din excel, och klistra slutligen in en ny redigerad version av deltagarlistan.
    2. Ev redigering av befintligt organisationsträd görs genom att spara enkätlänken, gå till Organsisationer via menyn, redigera, och kom sedan tillbaka hit för att fortsätta med enkätlänken. 





Språk och texter


Språk

Frågorna i enkäten visas alltid på alla tillgängliga språk. Deltagaren kan när som helst byta språk vid besvarande av enkäten oavsett vilka språk du väljer att visa texterna på. Välj både

  • Språk som texterna ska kunna visas på och 
  • Förvalt språk vid inloggning

 


Texter: Introduktion, Samtycke, Meddelande

Texterna visas för deltagaren före och efter enkäten besvaras. 

  • Används Enkätmall eller det bara finns en textmall för aktuell tjänst, är text redan vald. 
  • Om det finns mer än 1 textmall att välja på, visas en lista. Välj då textmall i listan för samtliga texttyper.


Texttyper:

Nedan texttyper är gemensamma för samtliga tjänster. Vissa tjänster, tex Medicinsk kontroll och Hälsoscreening har även andra texttyper.

  • Introduktion. Visas när deltagaren loggat in på enkäten. 
    • Innehåller vad deltagaren ska tänka på när hen besvarar frågorna.
  • Samtycke. Visas på samma sida som introduktionen. 
    • Beskriver insamlingen och lagringen av deltagarens uppgifter. 
    • Deltagaren måste samtycka för att besvara enkäten. 
  • Meddelande. Visas efter deltagaren besvarat enkäten. 
    • Innehåller vad som händer i nästa steg.
    • Vi rekommenderar att all info om tidsbokning, länkar till intranät mm delges deltagaren på annat sätt, så deltagaren alltid har tillgång till den informationen. 


Kontrollera texterna:

  1. Klicka på respektive språk för att förhandsgranska text
  2. Önskar du ändra något, klicka på knappen "Redigera text". Kom ihåg att göra samma ändringar på alla språk du väljer att visa texterna på, så deltagaren får korrekt information oavsett vilket språk hen väljer i enkäten.  




Tillgång till enkäten


Slutdatum

Sista dag som deltagarna kan besvara enkäten.



Inloggning

Välj på vilka sätt deltagarna ska kunna logga in till enkäten. Svenskt BankID rekommenderas som inloggningsmetod för att säkerställa deltagarnas identitet. Tänk på att om ni väljer "Födelsedatum och kön" kommer en NY deltagare skapas i Plustoo, även om deltagaren redan finns i er databas med personnummer eller födelsedatum och kön.




Aktivera enkätlänk


Sammanfattning

Visar en översikt av de val du gjort för enkätlänken.



Aktivera enkätlänk

Innan deltagarna kan besvara enkätlänken behöver du aktivera den.

  1. Namnge enkätlänken.
  2. Läs allmänna villkor, och markera att du tagit del av dessa.
  3. Klicka på knappen "Aktivera enkätlänk"
  4. Enkätlänken blir tillgänglig, och du kan kopiera enkätläken som en URL, eller som QR-kod och distribuera till deltagarna .



Beställ e-postutskick från HPI

E-postutskick från HPI debiteras enligt prislista. I e-postutskick från HPI ingår ett mejl samt två påminnelser till de som ännu inte besvarat sin enkät. Se mer i guiden E-postutskick i Plustoo.













Nuvarande enkätlänksflöde


Se era anpassade enkätlänkar

Du kan öppna samtliga era anpassade enkätlänkar för att se vilka texter, språk, inloggningssätt och övriga inställningar ni har för respektive enkätlänk. Öppna respektive enkätlänk genom att klicka på aktuell rad i tabellen.


Klicka på respektive Förhandsgranska text för att se era texter i rätt formatering som de visas för deltagaren. För att se de engelska eller norska texterna, välj Engelska eller Norska och klicka sedan på ”Förhandsgranska text”.



Beställ anpassad enkätlänk

Klicka på knappen Beställ anpassad enkätlänk. En ny sida visas där du anpassar enkätlänken innan beställning.

 


Tjänst 

Välj för vilken tjänst du vill beställa en anpassad enkätlänk.



Arbetsgivarkonto

Välj vilken arbetsgivare som enkätlänken ska vara kopplad till. Du kan söka på antingen organisationsnummer eller företagsnamn (OBS att det är företagsnamnet som är registrerat hos Bolagsverket). Om arbetsgivaren inte finns i listan, klicka på knappen ”Lägg till ny arbetsgivare” och lägg till arbetsgivaren med hjälp av organisationsnumret.


Om enkätlänken inte ska vara kopplad till en arbetsgivare väljer du ”Nej”. Läs mer om Arbetsgivare i guiderna Arbetsgivarkonto - Beskrivning samt Arbetsgivarkonto - Lägg till och koppla Arbetsgivare.




Språk

SPRÅK FÖR INTRO, SAMTYCKE OCH MEDDELANDE

Välj vilka språk som texterna för Intro, Samtycke och Meddelande, samt frågorna i enkäten ska visas på (ruta 1). HPI’s textmallar läggs automatiskt till för de språk du väljer. Önskar du lägga till/ändra något i HPI’s textmallar, kom ihåg att göra samma tillägg/ändringar på alla språk du väljer att visa texterna på. Detta för att deltagaren ska få korrekt information oavsett vilket språk hen väljer att läsa texterna på.



SPRÅK FÖR INLOGGNINGSSIDAN

Välj vilket språk som inloggningssidan ska visas på (ruta 2). Deltagaren kan självklart byta språk om hen önskar.




Texter

HPIs textmallar läggs automatiskt till för alla språk som du valt. Om du lägger till/ändrar något i texterna, tänk på att:

  • Observerar att de texter som är i beställningen är de texter som visas för deltagaren. Vi på HPI varken korrekturläser eller kontrollerar formateringen av texterna.

  • Önskar du lägga till/ändra något i texterna, kom ihåg att göra samma tillägg/ändringar på alla språk du valt att visa texterna på. Detta för att deltagaren ska få korrekt information oavsett vilket språk hen väljer att läsa texterna på.

  • Om du bara vill göra mindre justeringar av texterna rekommenderar vi dig att ändra direkt i respektive text (istället för att klippa och klistra från till exempel ett word-dokument). Punktlistor, fet stil, radbrytning, webblänkar mm tappar ofta sin formatering när de klistras in på plustoo.com

  • Klicka alltid på Förhandsgranska text för att se hur texten kommer visas för deltagaren. På så sätt säkerställer du att texterna kommer visas för deltagarna som du önskar.


INTRO

Introtexten visas direkt när deltagaren loggat in på enkäten och handlar främst om vad hen ska tänka på när hen besvarar frågorna och behöver sällan anpassas.


SAMTYCKE

Samtycket beskriver insamlingen och lagringen av deltagarens uppgifter. Deltagaren måste godkänna samtycket för att komma vidare till frågorna. Vi rekommenderar att ni lägger till ert företagsnamn, organisationsnummer och adress OVANFÖR vår textmall på alla språk du valt att visa texterna på. Tänk på att Förhandsgranska texten för samtliga språk du valt att visa texterna på.


MEDDELANDE FRÅN DIN FÖRETAGSHÄLSA

Meddelandetexten visas för deltagaren när hen skickat in sina svar och används främst för att informera deltagaren om vad som händer i nästa steg. Meddelandet visas även på deltagarnas hälsokonto.

  • Hälsoscreening och Hälsoscreening med Arbetsplatsprofil har fyra olika meddelandetexter. Vilken text som visas för deltagaren bestäms av vilken Frisk-/ Riskgrupp deltagaren placeras i baserat på hens svar. Vi rekommenderar att ni lägger till ert erbjudande samt kontaktuppgifter EFTER de texter som automatiskt visas för samtliga språk som du valt att visa texterna på. Tänk på att Förhandsgranska alla texter.
  • Hälsoprofil och Hälsoprofil med Arbetsplatsprofil har samma text för alla deltagare, och denna text behöver sällan anpassas.



Tillgång till enkäten

DATUM

Välj det datum som ska vara den sista dagen deltagarna kan besvara enkäten


INLOGGNINGSSÄTT

Välj på vilka sätt deltagarna ska kunna logga in till enkäten. Vi rekommenderar att ni endast väljer BankID och Personnummer. Väljer ni Födelsedatum och kön kommer en NY deltagare alltid att skapas i Plustoo, även om deltagaren redan finns i er databas med personnummer eller födelsedatum och kön.




Deltagarlista och e-postutskick

Både deltagarlista och e-postutskick är förvalt att ingå. Vill du välja bort en/båda av dessa, ändra då från JA till NEJ.

 

DELTAGARLISTA

Deltagarlista används när du vill:

  • säkerställa att deltagarna får önskad organisationstillhörighet
  • använda HPIs e-postutskick
  • specificera vilka deltagare som ska få besvara enkätlänken


Guiden Deltagarlista i Plustoo.com beskriver hur du laddar upp en deltagarlista.



E-POSTUTSKICK

I e-postutskick ingår ett mejl samt två påminnelser. Se mer i guiden E-postutskick i Plustoo





Organisation och projekt

Enkätlänken måste ALLTID kopplas till en organisation i Plustoo. 


ORGANISATION

Befintlig organisation

Välj organisation i organisationslistan. Om vald topporganisation har underorganisationer kommer dessa att visas i nya rullistor (förutsatt att du inte valt att använda deltagarlista). Du väljer själv hur långt ned i ”organisationsträdet” du vill gå. 



Ny organisation

När enkäten ska besvaras av deltagare på en ny kund måste du först lägga till den nya organisationen i Plustoo. Behöver du hjälp att skapa nya organisationer. Se guiden Organisationer i plustoo.com




PROJEKT

Det är INTE obligatoriskt att koppla en enkätlänk till ett projekt. Projekt används till exempel när du vill ta ut statistik på en specifik grupp inom en organisation som inte går att göra urval på med hjälp av de urvalskriterier som finns i Plustoo. Det kan till exempel vara en uppföljning på en begränsad grupp inom organisationen som valt att delta i ett hälsoprojekt. Läs mer i guiden Projekt i plustoo.com





Fakturering

Ange vilken fakturareferens eller kostnadsställe som ska anges på fakturan. 


Meddelande till HPI

Om du har någon kommentar kring din beställning kan du skriva det i meddelanderutan. 




Beställ

SPARA OCH BESTÄLL

För att beställa enkätlänken, klicka på Spara och beställ. En sammanfattning visas och du måste godkänna de allmänna villkoren för enkätlänkar innan beställningen kan skickas till oss. När HPI aktiverat enkätlänken får du en bekräftelse via mejl.


SPARA

Om du påbörjat en beställning men inte har möjlighet att slutföra den kan du klicka Spara. Enkätlänken markeras som ”Ej beställd” i listan och du kan fortsätta beställningen vid ett senare tillfälle.





GAMLA ENKÄTLÄNKSADMIN


Översikt anpassade enkätlänkar

  • I tabellen "Beställ anpassad enkätlänk" ser du alla sparade och beställda, men ännu inte aktiverade enkätlänkar.

  • I tabellen "Anpassade enkätlänkar" ser du alla aktiva enkätlänkar. Genom att välja "Avslutade" ser du även samtliga enkätlänkar som avslutats inom 3 månader. 


Så snart vi på HPI aktiverat er beställda enkätlänk flyttas den från listan "Beställ anpassad enkätlänk" till listan "Anpassade enkätlänkar".