Deltagarlista i enkätlänkar

Ladda ned mall för deltagarlista

Börja med att ladda ned vår mall för deltagarlista som du hittar längst ned på denna sida.

Fyll i mall för deltagarlista

Deltagarlistan måste vara i excel och EXAKT följa vår mall med rätt information i rätt kolumn. Kolumn A, B, C och E är obligatoriska. Vid e-postutskick från HPI är även kolumn D obligatorisk. Kolumn F-J är valbara.

• Förnamn (kolumn A)
• Efternamn (kolumn B)
• Personnummer eller födelsedatum. 
  - Vi rekommenderar att ni alltid då det är möjligt använder personnummer. (kolumn C)
  - Godkända format för svenska personnummer är ÅÅÅÅMMDDNNNN, ÅÅÅÅMMDD-NNNN, ÅÅÅÅ-MM-DD-NNNN.
  - Godkänt format för norskt personnummer är DDMMÅÅIIICC, DDMMÅÅ IIICC.
  - Godkända format för både svenska och norska födelsedatum är ÅÅÅÅMMDD, ÅÅÅÅ-MM-DD.
• E-postadresser (kolumn D)
  - E-postadresser är endast obligatoriskt om du vill använda HPI:s e-postutskick.
  - Om du inte har e-postadress till en/flera/alla deltagarna lämnar du denna kolumn tom.
  - E-postadresserna får INTE innehålla å, ä eller ö.
• Topporganisation (kolumn E)
  - Topporganisationen i deltagarlistan måste vara IDENTISK Topporganisationen du valt i Plustoo.
• Underorganisationer (kolumn F-J)
  - Underorganisationer är inte obligatoriskt.
  - Underorganisationerna behöver inte finnas i Plustoo sen innan, utan du kan lägga till nya Underorganisationer direkt i deltagarlistan. När länken aktiveras skapas de nya Underorganisationerna i Plustoo.
  - Du kan ange maximalt 5 undernivåer i deltagarlistan.
  - Deltagarna behöver inte ha lika många undernivåer, men det måste finnas en organisation "över" varje undernivå. Det går till exempel inte att ange en undernivå 3 om det saknas undernivå 2 på aktuell deltagare. 
  - Säkerställ att samtliga organisationsnivåer i deltagarlistan och i befintligt organisationsträd stavas på SAMMA sätt. Vid ANNAN stavning i deltagarlistan kommer nya Underorganisationer skapas i Plustoo. Var uppmärksam även på versaler och gemener!
  -Om du vill redigera befintligt organisationsträd, spara enkätlänken, gå till Organsisationer via menyn, redigera, och kom sedan tillbaka hit för att fortsätta med enkätlänken.

Lägg till deltagarlistan i enkätlänken

Klicka på knappen "Lägg till/ändra deltagarlistan". En modal öppnas.

Klistra in information från deltagarlistan till Plustoo

1. I din exel: Markera alla rader och kolumner som innehåller deltagarinformatione, UTESLUT ev. rubriker. Tryck Ctrl+C eller högerklicka i markeringen och välj Kopiera.

2. I Plustoo: Tryck på knappen "Klistra in från urklipp" för att klistra in den kopierade informationen från excel. Kontrollera att allt är korrekt. 
3. Om du får varningar:
   - Röda varningar = måste åtgärdas.
   - Gula varningar = åtgärd rekommenderad, men inte nödvändig.
4. Klicka sedan på knappen "Spara och stäng".
5. En sammanfattning visar antal deltagare i deltagarlistan samt eventuellt nya underorganisationer som kommer skapas. 
6. Klicka på knappen "Jämför organisationsträd" och säkerställ att organisationsträdet kommer bli som ni önskar.
   
   
   

Redigera organisationsträd

• NYA Underorganisationer från deltagarlistan 
  Klicka på knappen "Lägg till/ändra deltagarlista". Klicka på "Töm deltagarlistan", redigera din excel, och klistra slutligen in en ny redigerad version av deltagarlistan.
• BEFINTLIGT organisationsträd
  Spara enkätlänken, gå till Organsisationer via menyn, redigera, och kom sedan tillbaka hit för att fortsätta med enkätlänken.
  
  

Korrigera fel i deltagarlistan

• Många röda varningar
  Klicka på "Töm deltagarlista" och åtgärda felen i Exceldokumentet och lägg sedan till deltagarlistan på nytt.

• Enstaka varningar 
  Ändra direkt i deltagarlistan i Plustoo genom att dubbelklicka i den aktuella cellen och genomföra ändringen och sedan byta fält eller klicka Enter.

Tips kring Organisationsträdet

Ett bra organisationsträd underlättar statistikbearbetningen, så vi rekommenderar er att använda deltagarlista och lägga tid på att skapa ett bra organisationsträd innan deltagarna besvarar enkätlänken. Tänk noga igenom och diskutera med den aktuella kunden vilka grupper som ska gå att ta ut statistik på efter genomförd enkät. Det är alltid bättre att göra för många grupper än för få. 

Det är viktigt att tänka på att:

• Kontrollera era befintliga organisationer innan du skapar en ny organisation. Ibland kan organisationen redan finnas i ert organisationsträd men vara stavad på ett annat sätt till exempel VOLVO AB, Volvo, AB VOLVO osv. Tänk på att stavningen i deltagarlistan måste vara EXAKT LIKA som befintlig stavning i Plustoo för att matchning ska ske. Skulle du i deltagarlistan ange volvo, skulle en ny organisation skapas trots att ni sedan innan har både VOLVO AB, Volvo och AB VOLVO. 
• Kontrollera även om underorganisationerna finns sen innan, och hur de stavats. Tänk på att även extra mellanslag räknas som en annan stavning och kommer skapa nya organisationer.
• Plustoo gör även skillnad på gemener och versaler.
• Kontrollera även så ni stavat på alla underorganisationer som tillhör samma nivå, till exempel skulle Avdelning 21, Avd. 21 och Avd 21 skapa tre nya underorganisationer i Plustoo (fast det egentligen är samma avdelning/grupp som avses).
• En underorganisation på deltagarlistan som inte tidigare finns i Plustoo sen tidigare, kommer att synas i Plustoo när enkätlänken Aktiveras. 

Länk till guiden Enkätlänkar i plustoo.com

Ladda ned mall för deltagarlista